5 sinais que indicam que você precisa padronizar os processos da sua empresa

5 sinais que indicam que você precisa padronizar os processos da sua empresa

A necessidade da padronização dos processos está recorrente na atualidade. As empresas sentem as consequências da ausência de padrões nas suas atividades cotidianas, evidenciadas pela forte competitividade do mercado consumidor e inexistência de indicadores de desempenho que auxiliam os empreendedores e gestores em futuras melhorias e tomadas de decisão. A falta da padronização dos processos é algo latente nas organizações e é e evidenciada através de vários sintomas, como:

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Variação do mesmo produto

Um grande sintoma de empresas que não possuem seus processos padronizados é a variação da qualidade dos seus produtos, o que não é ideal para o consumidor e para o empresário. Imagine um cliente que em uma segunda-feira experimente o produto da sua empresa, goste e convide dois colegas a experimentarem o mesmo produto na sexta-feira, só que ao consumirem o produto a qualidade está diferente do que a anterior?  De acordo com o consultor de marketing norte-americano Philip Kotler: “conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual”. Em um mercado tão competitivo e em época de crise, é essencial ter uma estratégia voltada a garantir a qualidade do produto.

Falta de uniformidade nas atividades

É comum presenciarmos nas empresas, funcionários proativos, destaques e que realizam suas atividades com excelência, porém, normalmente a maioria dos colaboradores das empresas não executam as atividades propostas com a mesma qualidade que os funcionários em destaque. A falta de uniformidade nas atividades executadas pelos trabalhadores da empresa é algo comum e que demanda muito tempo e esforço dos empresários, que tendem a fiscalizar e modificar alguma entrega realizada pelos funcionários, mas e caso todos os funcionários executassem suas rotinas como o melhor funcionário da empresa?  E caso todas as atividades fossem executadas com a mesma qualidade? A padronização dos processos operacionais garante a conformidade das entregas e rotinas dos trabalhadores, é possível padronizar o processo como é executado pelo colaborador destaque, elaborar um manual e treinar os outros trabalhadores para que executem com a mesma aptidão, melhorando a qualidade das entregas feitas pelos mesmos.

Diminuição de falhas

Uma organização, composta por pessoas, está naturalmente sujeito a falhas. Em um mercado consumidor competitivo como o atual, onde um erro pode ser rapidamente exposto em um veículo de mídia e comprometer o marketing da empresa, é necessário se atentar e reduzir as probabilidades de erros no cotidiano empresarial. Obtendo os processos operacionais bem definidos, documentados, com manuais de boas práticas a probabilidade de erro por parte do funcionário é quase nula, que além de aumentar sua produtividade por saber exatamente o que deve ser feito, também transforma as operações do dia-a-dia em um diferencial competitivo.

Alta rotatividade de funcionários

A alta rotatividade de funcionários nas empresas é uma dor comum para a maioria dos empresários brasileiros, segundo dados do Índice Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o tempo médio de permanência do brasileiro no emprego é de 161 semanas, cerca de três anos. Ou seja, a cada três anos os colaboradores saem de suas respectivas empresas com todo o conhecimento e experiência que adquiriram no passar dos anos, e cabe a devida empresa a investir em treinamentos e capacitação de novos funcionários para realizarem as mesmas tarefas que os antigos funcionários, custando caro para o empreendedor devido o tempo em que tal funcionário estará em fase de aprendizado e não operando com excelência suas funções. E caso sua empresa sofra muito com a rotatividade dos funcionários, como você reduziria suas perdas devido a tal fator? A padronização dos processos e atividades além de fazer com que o conhecimento adquirido pelos colaboradores mais experientes fique na empresa e que os novos funcionários se adaptem mais rápido as rotinas, é responsável também pelo melhor aproveitamento dos recursos humanos, alocando os funcionários nos processos onde podem gerar mais valor ao cliente.

Identificação de falhas

Como dito anteriormente, todas as empresas que possuem recursos humanos estão suscetíveis a falhas, e em ambiente competitivo é necessário que a filosofia empresarial seja voltada a melhoria continua sempre desenvolvendo seus produtos e atividades para fidelizar os clientes. É difícil ter o conhecimento sobre a qualidade de seus produtos e serviços caso não tenha métricas, afinal, é através dos indicadores e métricas que as falhas se evidenciam. A questão é: Como mensurar ou metrificar algo que não é padronizado? É difícil mensurar algo que não segue um padrão, segundo William Edwards Deming, estatístico, consultor norte-americano que maior impactou sistema de negócios e de produção fabril japonês, o que não é medido não é gerenciado. A ausência da padronização dos processos e atividades dificulta a identificação de falhas e melhoria

das rotinas por parte dos gestores.

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