Como mensurar a produtividade em sua empresa?

Como mensurar a produtividade em sua empresa?

Em tempos em que há alta competitividade entre empresas de mesmo ramo, a dificuldade em se destacar aumenta. Além disso, o preço da mão de obra vem crescendo e profissionais especializados são cada vez mais escassos. Por isso, é necessária a mensuração da produtividade dos colaboradores da sua empresa com o objetivo de torná-la mais produtiva para aproveitar os investimentos iniciais da melhor maneira. Definir indicadores para acumular dados e depois cruzá-los é a melhor forma de calcular a produtividade da sua equipe.

1 – Defina indicadores

O primeiro passo para que se tenha uma análise efetiva de produtividade é definir indicadores de observação para acúmulo de dados. Eles irão te ajudar a quantificar o processo para que seja mais simples visualizar o que precisa melhorar. Hoje a área de inovação do Grupo Gestão utiliza a plataforma Ora, e os indicadores tempo e esforço (a partir do planning poker) para medir a produtividade da equipe.

E o que seria esse planning poker? Essa é uma técnica baseada no consenso para estimar, ou seja, todo o grupo deve entrar em sintonia na hora de avaliar quanto esforço é necessário para aquela atividade.

A técnica utiliza a simbologia de cartas em que o baralho segue os valores da escala de Fibonacci (0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 e 100; sendo 0 representando nenhum esforço e 100 representando esforço extremo para execução da tarefa). Existe também a carta “?” que demonstra que a pessoa não consegue atribuir nota para a tarefa, e a carta “…” que significa que a tarefa é extremamente importante.

A equipe se reúne para avaliar a dificuldade de tarefas e todos possuem as cartas com todas as “notas”. Cada um joga uma carta e se houver discordância, ocorre uma discussão para apontar qual seria a melhor nota atribuída ao afazer.

2 – Reúna e acumule os dados

O segundo passo é acumular os dados referentes a uma semana ou um mês. Para isso, é necessário criar uma rotina de preenchimento de dados em uma planilha ou mesmo na plataforma Ora, como é feito no Grupo Gestão.

O Ora permite marcar o início e fim das horas de trabalho, além de também ser possível marcar pausas e adicionar períodos de trabalho não contabilizados antes. No final do período determinado (semana ou mês), gráficos mostram de forma visual insumos como a quantidade de horas diárias, quantidade de horas semanais/mensais e também a média de horas.

3 – Cruze e analise os dados

O terceiro passo é medir a produtividade por meio do cruzamento dos dados coletados. Essa é a parte mais importante do processo de mensuração. Na situação que estamos utilizando, verificaria-se quais tipos de tarefa estão dando mais resultado em menos tempo. Com isso, é possível diagnosticar a produtividade e criar algumas estratégias para aumentá-la.

Uma estratégia eficaz é o acompanhamento individual de cada funcionário na execução das tarefas. Ao longo do processo, o responsável por essa análise deverá fazer esse acompanhamento para saber também se não existem fatores externos que possam estar atrapalhando os funcionários a entregar seu máximo e dar feedbacks construtivos de como podem melhorar seus índices.

Por fim, é significativo destacar que não existe fórmula perfeita para a mensurar a produtividade: cada corporação trabalha de uma forma, e levar em consideração essas diferenças é importante. A busca pela produtividade deve ser contínua e fazer parte do processo interno do negócio, assim como outras áreas e funções para que em um futuro próximo faça parte da rotina dos colaboradores.

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