Melhorando a comunicação interna com o Slack

Melhorando a comunicação interna com o Slack

Quando falamos em “comunicação”, principalmente a comunicação interna nas empresas, não falamos apenas em circulação de mensagens, e reduzi-la a apenas isso é um erro. Em seu conceito completo, a comunicação é a concepção de um meio comum entre duas ou mais partes que interagem provendo e retirando informação entre si.

Em meio a tantas transformações da sociedade, a comunicação evoluiu e a habilidade de se comunicar mostrou-se elementar no cotidiano de um ser humano. Consoante aos indivíduos, consequentemente, para as organizações empresariais a comunicação entre os colaboradores também é e deve continuar a ser uma preocupação pertinente, principalmente o conteúdo das informações transmitidas.

A comunicação empresarial, também conhecida como comunicação interna, é retratada como área estratégica dentro das instituições e tomou 68% de cargos de gerência e diretoria e 10% dos investimentos, segundo dados publicados pela Revista Valor Setorial – Comunicação Corporativa, no ano de 2015.

Essa comunicação interna entre os membros de uma empresa está relacionada aos processos internos, à execução das atividades e ao alcance de resultados almejados. Considerando sua importância, é essencial que as empresas enxerguem o valor de uma comunicação interna eficaz entre seus membros e áreas, eficiência essa garantida pela clareza e objetividade. Além disso, essa comunicação pode ser pela fala ou por texto, seja físico ou virtual, e, portanto, saber falar e escrever de forma eficaz, por qualquer meio que seja, é fundamental para o desenrolar das demandas.

Levando em consideração esses e vários outros pontos, o Grupo Gestão reinventou o modo como ocorre a comunicação interna entre os membros da empresa. Antes era utilizado o WhatsApp para a grande maioria de troca de informações entre as partes, mas hoje utilizamos a plataforma Slack. O que mudou desde então? Quais foram as novas funcionalidades mais valiosas encontradas? Como foi e está sendo o processo de implementação da ferramenta no cotidiano organizacional? Vamos lá.

Para começar, algumas funcionalidades foram responsáveis por essa mudança completa de ambiente profissional. A principal delas é a função chamada de threads, que são conversas dentro de uma conversa macro estabelecida como tópico. Outras funções importantes são: as reações nas mensagens, que permitem o receptor deixar claro para o emissor que a informação foi recebida e compreendida, de forma mais automática, visual e rápida do que por outra mensagem; status, o qual designa a situação do empregado naquele momento (se ele está em reunião, se está ocupado, mas te responderá ou até se ele não está trabalhando, por exemplo), e que possibilita o resto da empresa de ter uma previsão de quando uma mensagem poderá ser visualizada e respondida. Essas funções da plataforma ajudaram a otimizar a nossa comunicação interna e mudar seu funcionamento para melhor.

A implementação da plataforma trouxe muitos aspectos positivos quando comparada ao WhatsApp, utilizado anteriormente. A organização de todos os assuntos abordados em tópicos maiores, as threads, foi um sucesso por trazer uma abordagem mais visual das mensagens, bem mais limpa e intuitiva. Qualquer conversa pode ser facilmente compreendida pela primeira mensagem, que geralmente vem explícito o assunto discorrido em um padrão de mensagem já pré-estabelecido, e pelas seguintes que aparecem todas juntas. Tanto as threads quanto as mensagens internas a são mostradas de forma cronológica. Esse esquema de mensagens sucintas e com um assunto em comum minimizou o exagero que era a cultura de reuniões instaurada, sendo que uma simples thread já supria a demanda de uma reunião em alguns casos. Escolher uma plataforma à parte foi importante também para separar o ambiente profissional do pessoal, funcionando como o “escritório virtual” da empresa. Essas características possibilitaram uma comunicação mais clara e objetiva, algo tão essencial em uma organização e, portanto, o Grupo Gestão como um todo evoluiu na realização de seus processos internos.

Para os gerentes e diretores, a comunicação interna também melhorou. A visualização completa de cada processo interno e o acompanhamento das atividades foram facilitados. A plataforma se mostrou como um espaço eficiente para a discussão de tópicos dos projetos e de cada área, separada em canais específicos para cada uma, onde todos da empresa, mas principalmente os diretores, têm acesso livre e irrestrito. Essa transparência adquirida poupou tempo dos diretores, que em vez de perguntarem, podem simplesmente acompanhar ao vivo o que está acontecendo em cada área, e horizontalizou a transmissão de informações entre os integrantes de toda a empresa.

O ponto de partida do uso dessa plataforma no Grupo Gestão foi a recomendação de um diretor, visando o aprimoramento da comunicação interna da empresa. Num primeiro momento, a empresa como um todo foi informada da iniciativa e, com o auxílio de um manual de funcionamento do Slack e boas práticas, criamos familiaridade e nos adaptamos muito bem ao novo ambiente de trabalho. Sua implementação não foi trivial, e exigiu esforço dos colaboradores, mas o período de quarentena foi o momento perfeito para a mudança, uma vez que tudo foi rapidamente transferido da antiga para a nova plataforma e toda a comunicação da empresa teve de ser realizada por meio dela, forçando a utilização e encurtando o período de adaptação. Esse contexto de implementação também foi útil para a designação da plataforma para prioritariamente assuntos profissionais, já que foi inserida inicialmente com essa finalidade. A impressão que ficou foi que a organização teve uma receptividade muito boa e sua incorporação foi bem aceita.

Os próximos passos serão: adaptar as funcionalidades da plataforma para a realidade de cada área, de forma a utilizar dela da maneira que mais faça sentido para seu contexto, mantendo a sua característica assíncrona de comunicação. Para isso, serão divulgados questionários com o objetivo de captar dados para planos de ação e, também, coletar as percepções da empresa a respeito do uso da plataforma até então para validar as impressões formuladas pela gestão.

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