Conheça a Metodologia 5S para aumentar a produtividade da sua empresa

Conheça a Metodologia 5S para aumentar a produtividade da sua empresa

 

 

A metodologia 5S – 5 sensos – é uma ferramenta do Planejamento e Controle da Produção que é normalmente utilizada para gerir estoques. Ela surgiu no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial e teve origem dentro das indústrias com o objetivo de assegurar a qualidade dos processos de maneira mais produtiva. Hoje, a metodologia deixou de ser uma ferramenta de gestão utilizada apenas no meio industrial e passou a ser uma filosofia aplicada ao ambiente de empresas de qualquer segmento.

Um erro muito comum é acreditar que esta metodologia – por ser aplicada, na maioria das vezes, apenas em estoques – não é aplicável para qualquer segmento da sua empresa. Portanto, o objetivo deste post é desconstruir essa ideia e explicar como você pode aplicar esta metodologia em sua empresa, e até mesmo em sua vida, tornando-a mais produtiva.

Conhecendo os 5 sensos

1. Senso de Utilização

Você já parou para pensar que muitas vezes temos o costume de deixar objetos sem ao menos notar onde estamos colocando e, quando vamos reparar, há um aglomerado de itens inúteis? Assim, quando você precisa de algo com urgência, não encontra o que procura porque os objetos supérfluos se juntaram com os de trabalho e, com isso, você perde documentos, produtos e informações importantes. Este é um problema que a maioria da população enfrenta todos os dias que pode ser resolvido com um método muito simples e fácil de ser aplicado: o senso de utilização.

Este senso tem como função analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais e até mesmo documentos eletrônicos e/ou impressos) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso. Ele consiste no descarte ou realocação de tudo aquilo considerado dispensável para realização das atividades.

Para tornar esse senso uma rotina, comece em locais menores e mais simples, como por exemplo, a mesa da sua casa. Assim que este senso se tornar algo comum e de costume, comece a expandir para a casa inteira, para o seu escritório e, por fim, para todos os segmentos da sua vida; buscando sempre passar este conhecimento adiante para as pessoas ao seu redor.

Colocando o Senso de Utilização em prática, espera-se como resultado uma maior facilidade de limpeza e de manutenção, preparação do ambiente para aplicação dos demais conceitos de 5S, ganho de espaço no ambiente de trabalho e, principalmente, um aumento na sua produtividade, pois não há objetos ao seu redor que desviam sua atenção.

2. Senso de Organização

Este é o processo que dá continuidade ao senso de utilização, pois após a classificação de itens supérfluos e a retirada/realocação dos mesmos, este é o momento de organizar o ambiente. Ele pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente.

Para isso, fixe padrões e utilize algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, etc. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico.

Assim, você perceberá uma maior facilidade na localização de produtos, objetos e documentos, gerando então uma economia de tempo. Essa economia ocorre, pois, com locais fixos para cada objeto poupamos tempo para procurar por eles. Além disso, percebe-se também uma melhoria do ambiente de trabalho, reduzindo esforços físicos e mentais, melhorando assim o rendimento e a produtividade das pessoas e empresas.

3. Senso de Limpeza

Após a aplicação dos dois primeiros sensos, faz-se necessária o uso do senso de limpeza. Este define a importância de eliminar sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos e desnecessários ao ambiente. Ao contrário do que todos pensam, o senso de limpeza pode ir além do aspecto físico e abranger também o relacionamento pessoal, o qual se deve preservar um ambiente onde a transparência, honestidade, franqueza e o respeito sejam valorizados.

Ao utilizá-lo no seu dia a dia, espera-se a criação de um ambiente saudável e agradável; a manutenção do local limpo e arrumado; uma melhor conservação de recursos (objetos, produtos, documentos) e, principalmente, uma melhoria no relacionamento interpessoal. Esses benefícios acabam gerando aumento na produtividade, pois quanto maior a satisfação das pessoas em relação ao ambiente de trabalho como um todo – físico e relações interpessoais – mais fácil e prazeroso se torna o cumprimento das obrigações.

4. Senso de Padronização e Saúde

O senso de padronização visa uniformizar tudo aquilo que já foi feito, fixando padrões de cores, formas, iluminação, localização e execução, que ajudem no desenvolvimento das atividades.

É nesse senso que criaremos um padrão a ser seguido daqui pra frente, que possa fazer com que os 3 sensos anteriores não se percam ao longo do tempo e sejam mais facilmente aplicados.

Este senso é muito importante, pois foca também, em uma etapa mais humana. Ele tem como principal função garantir o bem-estar das pessoas envolvidas, assim como um equilíbrio físico e mental.

Para assegurar uma boa saúde física, é importante verificar o estado de todos os ambientes, e não só o local de realização das atividades, como por exemplo dos banheiros e refeitórios/cozinhas. Isso é essencial para que sejam identificados problemas que possam afetar a saúde dos colaboradores como os problemas ergonômicos, de iluminação e ventilação, por exemplo.

Com o intuito de assegurar uma saúde mental de qualidade, é importante manter sempre uma boa relação entre as pessoas, buscando compreender, conversar e até mesmo conhecer os membros envolvidos nas atividades que serão realizadas, pois uma boa relação garante também um excelente clima organizacional.

5. Senso de Disciplina

O senso de disciplina é essencial para manter os outros sensos, pois este tem como função o cumprimento e comprometimento em relação a todas as atividades anteriormente especificadas.

Esta etapa estará sendo de fato executada quando fazemos o que precisa ser feito mesmo quando não há a alguém de olho – geralmente chefes e supervisores – e, principalmente, quando se estende esses conceitos para todos os segmentos da vida pessoal, demonstrando total envolvimento.

Para isso, é importante desenvolver rotinas, através de checklist por exemplo, atribuindo responsáveis por atividades e/ou prazos, com o intuito de não deixar que nada de importante seja esquecido ou mal executado.

Conclusão

Seguindo esses 5 sensos, você perceberá um aumento da qualidade das atividades executadas e do ambiente de trabalho, seja ele em casa ou em um escritório. Isso resultará em um trabalho diário agradável e uma melhoria nas relações humanas, aumentando consequentemente, tanto sua satisfação pessoal, quanto das pessoas ao seu redor. Com uma melhora geral na qualidade e no clima organizacional da sua empresa, podemos esperar também um aumento na produtividade das suas atividades em geral.

 

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