Entenda o que é gerenciamento ágil e porque você pode aplicá-lo na sua empresa

Entenda o que é gerenciamento ágil e porque você pode aplicá-lo na sua empresa

Para executar qualquer tipo de projeto, é necessário que sejam realizados o planejamento e a organização quanto as etapas que serão seguidas e as metodologias e ferramentas que serão utilizadas. Há inúmeras formas de se gerenciar um projeto, mas as principais metodologias são: a tradicional, que tem como principal modelo o PMBoK, e o gerenciamento ágil, que tem como grande expoente o Scrum.

Durante muito tempo, o modelo tradicional foi o mais utilizado no gerenciamento de projetos. No entanto, a metodologia ágil tem ganhado cada vez mais espaço nos últimos anos. O modelo tradicional consiste em uma entrega total, ou seja, todas as entregas são feitas ao cliente após a conclusão do projeto, portanto, é muito utilizada em projetos mais estáveis, que possuem um nível de mudança relativamente baixo. Contudo, ao se utilizar o gerenciamento tradicional, alguns problemas podem surgir no decorrer da execução do projeto, mas muitas vezes só serão detectados ao final, o que dificulta sua correção.

Por isso, nos dias de hoje, a maioria dos projetos são realizados de acordo com a metodologia ágil. Esse gerenciamento vem sendo utilizado devido à flexibilidade que ele proporciona, pois no modelo ágil são realizadas atividades e entregas parciais, o que permite gerar valor ao cliente ao longo do projeto e também a perceber um erro em determinada etapa e prontamente corrigi-lo, de forma que ele não se propague para as futuras atividades.

Além disso, o gerenciamento ágil possibilita uma participação maior do cliente no projeto e uma comunicação mais efetiva, uma vez que são realizadas diversas entregas menores ao longo do projeto. Essas entregas são constantemente validadas com o cliente, buscando sempre atender às suas expectativas e aos seus interesses.

Deste modo, para que a metodologia ágil seja efetiva, é necessário que os seguintes fatores sejam cumpridos:

  • Interatividade: é fundamental que haja uma relação de comprometimento e de formação de time entre os membros da equipe do projeto, de modo que o mesmo seja realizado da melhor forma possível. Além disso, é necessário expandir esse relacionamento para o cliente, criando uma relação de transparência entre as partes.
  • Iteratividade: São as entregas parciais realizadas durante o projeto, ou seja, uma etapa possui influência sobre a outra. Um ponto importante de se ressaltar é que as diversas atividades presentes no gerenciamento ágil são realizadas em pequenos períodos de tempo. Por exemplo, em um projeto de planejamento financeiro, ao invés de entregar somente uma planilha completa ao final do projeto, são realizadas entregas parciais mostrando, entre outras coisas, os dados coletados sobre o mercado, a atual situação da empresa, as estimativas de crescimento para os próximos anos e a projeção do fluxo de caixa.
  • Flexibilidade: Como há uma comunicação contínua com o cliente, é possível que apareçam novas informações que afetem o projeto ou pode haver até mesmo o surgimento de imprevistos. No entanto, o gerenciamento ágil possui uma maior facilidade em se adaptar a essas mudanças do que as metodologias tradicionais.

Com isso, existem diversas metodologias que possibilitam a implementação do gerenciamento ágil, sendo o Scrum uma das principais. O Scrum é dividido em várias etapas, as quais são chamadas de sprints e que possuem datas de início e fim preestabelecidas. Os principais aspectos presentes nesse modelo são:

  • Product Owner: é o responsável pelo projeto, que definirá o que pode ser feito e o que não pode e a ordem de execução.
  • Scrum Team: é a equipe do projeto, quem de fato executará o que foi proposto.
  • Scrum Master: é a pessoa responsável por estabelecer uma relação entre a equipe do projeto e o Product Owner. Além disso, também é encarregado de motivar a equipe e gerenciar o projeto como um todo, atuando como um facilitador.
  • Backlog do produto: são todos os tópicos, atividades e áreas que serão desenvolvidas durante o projeto. Essa parte é feita pelo Product Owner juntamente com os stakeholders do projeto.
  • Sprints: são os ciclos realizados dentro do projeto. Normalmente duram cerca de duas a quatro semanas
  • Sprint Planning: é a reunião de planejamento das sprints, realizada antes da sprint começar e onde cria-se o backlog da mesma.
  • Daily Meetings: é uma reunião rápida, normalmente realizada em pé, onde cada membro do time responde três perguntas:
  1. O que eu fiz ontem?
  2. O que eu vou fazer hoje?
  3. O que está me impedindo de realizar o que eu preciso?

Vale ressaltar que em muitas empresas, inclusive no Grupo Gestão, essa reunião diária não acontece de forma presencial e essas perguntas são respondidas via algum aplicativo de comunicação, como o Slack e o Whatsapp, ou até mesmo o Trello.

Uma forma mais visual de entender como o Scrum funciona é representada pela imagem abaixo:

 

Para exemplificar como um projeto gerenciado através da metodologia Scrum funciona na prática, vamos considerar novamente o escopo de planejamento financeiro. No início do projeto, o Product Owner define o que será realizado e a ordem de execução. Nesse caso, ele decide que serão entregues ao cliente, nessa ordem, dados sobre o mercado, uma análise da situação financeira da empresa, previsão de crescimento da empresa para os próximos 5 anos e a projeção do fluxo de caixa com 3 cenários distintos. Ao definir o que será entregue, Product Owner está indiretamente definindo o que não será realizado, o que é fundamental para alinhar as expectativas em relação ao projeto.

Assim, o projeto foi dividido em 4 sprints, cada uma durando cerca de 3 semanas (normalmente, as sprints duram entre 2 e 4 semanas) e essas sprints serão executadas pelo Scrum Team e gerenciadas pelo Scrum Master, que também é responsável por motivar a equipe atuar como facilitador do projeto. Ao final de cada sprint, a equipe deve entregar um produto ao cliente. Neste projeto, a primeira entrega consiste em um relatório com diversos dados sobre o mercado no qual a empresa atua, a segunda entrega é uma planilha e um relatório de análise crítica dos resultados financeiros da empresa e assim por diante, até a quarta e última entrega. É interessante observar que essas entregas se complementam, de forma que uma alteração na segunda entrega terá efeito nos resultados da última. Além disso, a equipe se reúne diariamente para analisar com está o andamento do projeto, nas chamadas Daily Meetings.

O exemplo acima, apesar de muito simples, ilustra como o Scrum é aplicado na realidade dos projetos. Ele é utilizado seguindo os princípios citados anteriormente, de modo a realizar um projeto flexível, com uma boa qualidade e que realmente atenda as expectativas do cliente. Além disso, para aplicar o gerenciamento ágil, é recomendável ter uma equipe multidisciplinar, com auto-organização e que está sempre em busca de uma melhoria contínua, de forma que seja possível alcançar resultados cada vez mais expressivos, tanto para você, quanto para os seus clientes.

 

Gabriela Escobar

Estudante de Engenharia de Produção e consultora do Grupo Gestão. Determinada e sempre em busca de novos conhecimentos. Valorizo todas as esferas da minha vida e procuro mantê-las em equilíbrio. Amo viajar e conhecer novas realidades.

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Quem somos

Parte do Movimento Empresa Júnior, o Grupo Gestão é uma organização sem fins lucrativos, formada por alunos da Universidade de Brasília, com o propósito de impactar a sociedade através de uma consultoria empresarial inovadora.

BAIXE AQUI