Ferramentas para auxiliar o trabalho remoto

Ferramentas para auxiliar o trabalho remoto

No Fórum Econômico Mundial de 2015, o ex-CEO do Google, Eric Schmidt, disse que a internet e a forma como a percebemos e usamos vai evoluir. Concomitantemente, o número de empresas que aderem ao trabalho remoto vem crescendo em todo mundo dia após dia. Mais recentemente, podemos notar que essa tendência permaneceu, principalmente na crise pandêmica que estamos enfrentando. Sabendo disso, se torna essencial entender o impacto e a importância das ferramentas de trabalho remoto, que naturalmente ganharam maior atenção hoje.

É importante frisar que nem todas as empresas estavam preparadas para a mudança brusca do modelo de trabalho ocasionada pelo isolamento social, e isso gerou inúmeros impactos negativos relacionados à dificuldade de implementar tais ferramentas de trabalho remoto em um curto espaço de tempo. Em contrapartida, aquelas que já experimentavam um processo de digitalização do trabalho foram menos impactadas.

Existem 5 tipos de comunicação, cada qual com particularidades importantes para diminuir as barreiras impostas pelo distanciamento físico. Para um trabalho remoto eficiente você precisa dispor desses tipos de comunicação, são eles:

  • Comunicação online: Nela as informações são transmitidas imediatamente, ao vivo. Um bom exemplo são as conhecidas videoconferências, para tanto, plataformas como Zoom, Hangouts e Meets são essenciais.  Permitem interagir virtualmente com colegas de trabalho ou empregadores quando reuniões pessoais não são possíveis, tornando o trabalho virtual mais humano. Também possuem espaço de bate-papo, local para envio de arquivos, entre outros recursos que facilitam a transmissão dos conteúdos. De acordo com o newsletter The Hack, com a pandemia, o Zoom se tornou uma ferramenta essencial para equipes de pequeno, médio e grande porte que desejam manter contato e continuar seus fluxos de trabalho diários com o mínimo de interrupção, passando a ser uma das principais soluções de comunicação dentro do mundo corporativo.
  • Comunicação assíncrona: A comunicação é feita de maneira intermitente em um fluxo estável, sendo caracterizada pela troca de informações por períodos de tempo. O Slack é uma ferramenta de fácil acesso que exemplifica bem essa comunicação, permitindo a integração dos times, independentemente de onde estejam, o que é imprescindível para qualquer organização. Essa plataforma ajuda os times a tomarem decisões estratégicas para a empresa sem precisar ter uma reunião presencial, uma vez que possibilita várias discussões simultâneas. Funciona como uma rede social, com salas de bate-papo com diferentes tópicos, onde é possível compartilhar documentos e mensagens, bem como utilizar recursos de voz e vídeo, com os demais usuários de maneira simples e rápida. Além disso, ele permite a integração com outras plataformas, para que a experiência do usuário seja a mais completa possível.
  • Conteúdo compartilhado: A troca de informações é feita através da definição de um ambiente digital de fácil acesso para todos os colaboradores, onde podem trabalhar em conjunto. Ferramentas como One Drive, Box e Google Drive garantem esse tipo de comunicação, através do armazenamento em nuvem. Vale ressaltar a experiência de co-criação gerada no uso dessas ferramentas quando construídas com sua equipe, onde os documentos compartilhados podem ser acessados por toda a equipe. Isso garante maior praticidade ao grupo no desenvolvimento de suas ideias e projetos, o que é muito importante para a empresa.
  • Gestão de atividades e projetos: Aqui o foco é na gestão do que fazer, como e quando realizar uma ação. Essa comunicação envolve o desenvolvimento de prazos, tarefas subdivididas e outros pontos chaves, que juntos garantem a gestão de maneira eficaz do desenvolvimento de um projeto e das atividades do grupo. Um exemplo clássico é o Trello, mas existem outras plataformas igualmente interessantes como o Ora, Asana e Monday. O Trello é uma plataforma que permite melhor organização de tarefas, gestão do tempo, e que associa várias funcionalidades com uma interface intuitiva. Nele a equipe pode definir, em consenso, quais passos seguir, além de compartilhar arquivos que serão usados no decorrer das tarefas.
  • Comunicação visual: A comunicação se dá de maneira visual, capaz de estender a compreensão das ideias, além de permitir melhor desenvolvimento dos projetos. As ferramentas Mural e Miro são as mais conhecidas voltadas para a comunicação visual. Entretanto, quando se trata de colaboração conjunta e desenvolvimento de ideias, o Miro é uma ferramenta mais apropriada, capaz de trazer formas ao planejamento da equipe de maneira bastante visual, e assim, facilitando o entendimento do projeto. Além disso, substitui reuniões de co-criação com uma plataforma lúdica e intuitiva, possibilitando o trabalho em equipe e facilitando a tomada de decisões e desenvolvimento de estratégias para os projetos.

De modo geral, o uso de ferramentas que auxiliam no trabalho remoto corrobora para que o modelo home-office de trabalho seja mais factível, além de ser uma evolução natural. A tendência é que novas ferramentas surjam e se atualizem para facilitar o dia a dia das pessoas. O uso dessas ferramentas não só está permitindo a sobrevivência dos negócios atualmente, como também possibilitará uma mudança na forma de trabalhar, trazendo, como resultado, profissionais mais satisfeitos e, consequentemente, maior qualidade nas tarefas e autonomia.

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