COMO GERIR O SEU TEMPO COM EFICIÊNCIA?

COMO GERIR O SEU TEMPO COM EFICIÊNCIA?

O ritmo natural do mundo está cada vez mais acelerado e, com isso, as pessoas se encontram cada vez mais atoladas em tarefas e perdidas em meio ao caos em que suas vidas se transformaram. A importância de saber gerir seu tempo e se organizar quanto às atividades se torna cada vez mais clara. Já adiantamos que o grande segredo para uma gestão de tempo eficiente é a disciplina, e que as pequenas coisas feitas de forma disciplinadas são as grandes coisas. Para auxiliar nesta gestão, existem alguns conceitos, aqui destrinchados, que são importantes de serem entendidos primeiro.

Win the morning, win the day

A melhor forma de terminar o dia bem é começando ele bem. Este é um pensamento intuitivo. Se você começa um projeto pensando de forma otimista, a probabilidade de você terminá-lo bem é maior do que se você tivesse começado este de mau humor e sem disposição. Dê o valor que sua manhã merece e se livre dos hábitos que te fazem perdê-la, como por exemplo, pegar o celular assim que acordar. A ideia é ter o controle da sua manhã, para que assim você ganhe o dia. Para isso é importante ter intenção e direção.

  • Intenção – Ter intenção diz respeito à forma de pensar assim que acordar, o mindset. Acordar com otimismo: ter um propósito ou algo que te deixa animado no dia pode ajudar aqui. Você tem que querer ter uma boa manhã e terminar o dia bem também. Mude a sua mentalidade e gerencie sua energia.
  • Direção Planeje a sua manhã um dia antes. Assim, você já acorda com rumo. Leia um livro, medite, corra no parque, termine seu trabalho. Se programe para fazer atividades que fazem sentido para você. A manhã é um bom período para criar hábitos positivos. Uma boa dica é se programar para fazer a atividade mais difícil do dia pela manhã, pois assim você já elimina essa atividade e se sente motivado para o resto do dia. O livro “O Milagre da Manhã” traz um método muito interessante de planejar a manhã, a leitura é recomendada.

Produtividade

O tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O tempo preto é o que é gasto trabalhando e resolvendo suas tarefas. O branco se refere ao tempo usado no lazer e em atividades não relacionadas a trabalho. Por último, o cinza se refere ao tempo despendido entre os dois, algo como trabalhar enquanto assiste a um vídeo no YouTube. Para aumentar a sua produtividade, é necessário reduzir o seu tempo cinza. É necessário escolher se você vai trabalhar ou assistir ao vídeo. Fazer os dois não é produtivo e nem relaxante. Isto implica que se tenha alguns hábitos que auxiliem neste propósito, como por exemplo tirar as notificações do celular enquanto se dedica a executar alguma atividade. Para alcançar a melhor produtividade, uma boa dica é que se entenda o propósito por trás das tarefas que serão realizadas. Isso nos dá maior motivação e sentido na realização de tais.

Organização Pessoal

Um grande problema de muitas pessoas atualmente é não conseguir realizar as atividades no presente, pois estão pensando nas atividades que devem fazer no futuro. Gestão de tempo diz respeito justamente a isto, conseguir fazer com excelência a atividade do momento e se preocupar com as atividades do futuro na hora em que for para executá-las. O segredo é usar o cérebro somente para a execução das atividades e não para lembrar quais atividades tem no dia. Para isso, existem algumas ferramentas. É recomendado que se escolha a que melhor funciona com você e que a mantenha. Algumas dessas ferramentas são:

  • Google Agenda – É uma ferramenta da Google que funciona como um calendário online. Ele permite que você armazene todos os seus eventos lá, em seus respectivos horários e durações. Você pode configurá-lo para que ele te avise que os eventos estão prestes a começar. Um dos grandes benefícios da ferramenta é ser muito visual. Assim, você consegue literalmente ver a sua carga de rotina. Por último, o Google Agenda te permite cruzar a agenda com outras pessoas e isso ajuda a encontrar um horário livre em comum e a marcar um evento com todos.
  • Trello Pessoal – O Trello Pessoal te permite organizar suas atividades da forma que mais fizer sentido para você. Ele é completamente adaptável: o uso de cartões, etiquetas, checklists e tudo mais que a ferramenta disponibiliza está aberto para que você exerça a sua criatividade na forma que melhor lhe convier. O Trello permite dispor todas as atividades que você deve fazer sem a necessidade de inserir horário e duração para elas. Assim, você sabe quais atividades deve realizar, mas não tem a rigidez de realizá-las em certo horário.

Hoje em dia é muito comum ouvir pessoas reclamando que não tem horas suficientes no dia e que não tem tempo para nada. Daí vem a importância da noção do grau de prioridade de suas atividades. Não é que as pessoas não tenham tempo, é só que elas não têm suas prioridades estabelecidas. A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que auxilia na melhor priorização de suas tarefas diárias.

Para estruturar a matriz, precisamos desenhar dois eixos perpendiculares que se cruzam, como um símbolo de adição (+). Um representa o grau de importância de uma tarefa e o outro, o grau de urgência da tarefa. Dessa forma, temos quatro quadrantes, nos quais devemos distribuir nossas atividades. O que é importante e urgente deve ser feito imediatamente. Para o que é importante, mas não é urgente, a dica é que seja planejado um tempo para se dedicar a estas atividades. O que é urgente, mas não é importante, pode ser delegado a outra pessoa. Por fim, o que não é importante e nem urgente, pode ser deixado para depois ou simplesmente ignorado.

 

Hábitos

Estamos constantemente buscando melhorias pessoais, e para isso vamos atrás de mudar hábitos ruins e introduzir hábitos saudáveis. A verdade é que muitas vezes falhamos e isto acontece por falta de disciplina. Para alcançar estes objetivos, é necessário inserir a atividade na rotina e mantê-la até que o cérebro a compute de fato como um hábito. Isto exige consistência.

Lembre-se sempre de qual recompensa este novo hábito te traz. Correr todos os dias te leva a uma saúde melhor e a estar mais feliz fisicamente, por exemplo. Use isto como motivação para seguir com a atividade na rotina até ela se tornar natural.

É ideal que se crie um hábito por vez. Assim, é mais provável de se alcançar o objetivo. Outra forma positiva de se conseguir isso é criando hábitos em conjunto: junte-se com amigos que tem a mesma vontade que você e façam isso juntos. Assim, a responsabilidade de fazer a atividade todo dia não é mais só com você mesmo, mas também com seu parceiro. Sem falar que vocês conseguem se motivar mutualmente.

Faz sentido para você?

Por fim, é importante salientar que nesta missão de encontrar a melhor maneira de utilizar o seu tempo, é necessário entender que não existe uma fórmula consolidada para tal. Este é um processo de autoconhecimento e de compreender quais métodos melhor funcionam para você e, se necessário, adaptar os métodos. Após entender todos estes conceitos e descobrir sua própria fórmula, você terá alcançado a sua tão esperada gestão de tempo de excelência!

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