Novo paradigma na Gestão de Processo: A 4° Onda

Novo paradigma na Gestão de Processo: A 4° Onda

O nascimento da administração aconteceu com a necessidade de tornar cadeias de fabricação cada vez mais produtivas, e esse é o objetivo maior de todos os amantes e entusiastas dessa ciência. Desde o século 19, grandes nomes da administração como Taylor e Ford propuseram teorias e melhoras nos processos dos contextos em que estavam inseridos. Nos dias de hoje, a gestão de processos está muito bem desenvolvida por causa de uma sucessão de mudanças ocorridas nas últimas décadas, as chamadas “ondas” de evolução da gestão de processos.

 

As 3 ondas

 

O estudo dos processos pode ser dividido em 4 grandes períodos e suas principais contribuições realizadas. São esses:

 

Era Industrial – Padronização

 

Até a década de 1960, o estudo da administração era principalmente voltado à padronização de processos com o foco único e claro: Redução de Custos. Porém, não se tinha a noção de registrar ou documentar as etapas e atividades de um processo e, com isso, o Conhecimento Tácito era predominante, sendo necessário que um iniciante aprendesse na prática, tornando mudanças de atores de processos algo lento e oneroso.

 

Primeira Onda – Melhoria de Processos

 

O Japão foi o principal impulsionador do estudo de processos. Na década de 1960, grandes empresas japonesas, a mais notória delas sendo a Toyota, começaram a entender que a Qualidade era um dos pontos mais avaliados pelo cliente e mudou todo o foco da sua produção para tal. Programas de redução de defeitos e o aumento da qualidade no geral necessitavam um estudo mais detalhado e profundo dos processos produtivos, envolvendo controle estatístico e sistema de gestão.

 

Segunda Onda – Reengenharia de processos

 

As empresas americanas rapidamente perceberam e incorporaram a novidade gerada pelos japoneses e, alguns anos depois, no começo da década de 1990, a continuação do foco em qualidade e principalmente o desenvolvimento de Normas de qualidade ISO e o surgimento dos ERP – Sistema Integrado de Gestão Empresarial alavancaram processos a um outro patamar, com um estudo muito maior das cadeias de suprimento, aliado a toda reengenharia e arquitetura da cadeia de produção com foco na visão sistêmica.

 

Terceira Onda – BPM System – Gerenciamento de Processos de Negócio

 

Todo esse processo convergiu para o surgimento do BPM – Gerenciamento de processos de negócio. O conceito é a integração e uso de tecnologia da informação e gestão de negócios. Dessa forma utiliza-se recursos tecnológicos para Modelar, Analisar, Desenhar, Executar e Controlar processos, idealmente integrados a uma ERP.

 

Criação BPMN

 

A partir de então, todas as empresas passaram a tentar implementar a modelagem dos seus processos de negócio e gerenciamentos computacionais qualificados. Porém, a comunicação entre empresas ou entre setores encontravam o problema que era a base na qual o estudo de processos se iniciou: Padronização. Cada empresa possuía sua forma própria de modelagem de processos, com minúcias específicas, dificultando o entendimento de funcionários que migravam para outros setores.

Dessa forma se desenvolveu o BPMN – Modelo e Notação de Processos de Negócio. Unificou-se todas as metodologias mais utilizadas e foi desenvolvida uma linguagem otimizada, de forma a ser tanto abrangente e englobar todos os setores, quanto poder ser específica ao contexto empregado. A abordagem foi voltada principalmente à modelagem para Análise e Redesenho dos processos.

Entretanto, no contexto atual em que funcionários trocam de empresas tão facilmente, a modelagem e mapeamento de processos cumpre outra função além da padronização e controle, o auxílio a aprendizagem, diminuindo o tempo que o novo funcionário contratado leva para tornar-se tão produtivo quanto um estabelecido.

 

Limitações

 

A linguagem BPMN foi o ápice de todo um estudo de processos, levando a uma única metodologia usada globalmente por todos os grandes setores do mercado. Mas há casos em que a sua complexidade não é a melhor abordagem, principalmente na introdução de novos funcionários, às vezes sem experiência nenhuma em relação a linguagem, e que necessitarão de um esforço maior para o entendimento da linguagem, para somente depois conseguirem entender os processos em si.

Na tentativa de evitar a necessidade desse treinamento na linguagem BPMN, surgiu o uso de métodos alternativos que pudessem gerar o resultado mais intuitivo possível, de forma a otimizar a iniciação no processo. Ou seja, o foco não é a Melhoria de Processos, mas sim o aprendizado. Vale ressaltar que o objetivo não é substituir o BPMN, mas é outra forma de pensar um processo, com foco completamente diferente que necessita abordagens diferentes.

Infográficos e Imagens Vetoriais

 

Para que não haja necessidade de que o aprendiz conheça toda a linguagem BPMN para depois entender o processo em si, uma possibilidade que vem crescendo muito ultimamente é a utilização de fluxogramas simplificados, com imagens intuitivas que conseguem resumir as grandes etapas de um processo, ou até um processo operacional caso necessário.

Essas imagens podem ser tratadas em editores de imagem, como o Illustrator ou Inkscape e são completamente personalizadas a partir das necessidades encontradas no aprendizado do processo.

Como o foco não é a padronização e sim o ensino, a necessidade parte de quem está tratando diretamente com o processo, e não de algum órgão externo. Dessa forma o processo é direcionado para a simplificação e eficiência de quem efetivamente estará executando esse processo rotineiramente.

 

 

Conclusão

 

A “4° onda” do estudo de processos está chegando a todo vapor com um conceito tecnologicamente inovador, mais voltado às origens da Era Industrial, com o foco no executor da tarefa e em como ele aprende e realiza melhor o trabalho designado. A proposta não é extinguir o modelo BPMN, que ainda possui uma importância gigantesca para análise e redesenho de processos, mas sim repensar a forma como os processos são expostos à equipe executora e como isso influencia seu desempenho.

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