O que Você Gostaria de Saber Sobre Rotinas que Ninguém Nunca te Disse

O que Você Gostaria de Saber Sobre Rotinas que Ninguém Nunca te Disse

Você já parou para pensar qual a importância de se ter rotinas bem definidas e estruturadas? Caso você queira estabelecer um padrão de qualidade das atividades realizadas pelos seus funcionários esse é o primeiro questionamento a ser feito.

A criação de rotinas é uma ferramenta muito eficaz para definir quais são as atividades que deverão ser realizadas por cada cargo ou área da organização. Dessa forma, o funcionário conseguirá se preparar para fazer tudo o que precisa, evitando a ociosidade e a perda de foco. Além disso, os gerentes e responsáveis conseguirão cobrar a realização dessas tarefas de maneira mais assertiva, trazendo aumento de produtividade e diminuição de gargalos no trabalho.

COMO APLICAR ESSA FERRAMENTA NO SEU NEGÓCIO?

Primeiramente, é necessário analisar todas as áreas da sua empresa. Seja mapeando os processos de cada área ou apenas observando as rotinas e atividades dos funcionários. Dessa forma é possível notar o que deveria e poderia ser feito por cada funcionário e o que realmente está sendo feito. Caso haja muita discrepância entre esses dois pontos, é interessante reestruturar todas as atividades dos cargos e registrá-las em um documento!

Para isso, deve-se definir qual o melhor tipo de documentação para o seu negócio: manual de cargos e funções ou checklist de atividades.

Manual de cargos e funções

O manual é um documento mais completo e formal, que visa estruturar as obrigações dos cargos, evitando desvios de função, e delimitando a responsabilidade individual de cada membro da organização. É importante para o funcionário ter a noção básica do que deve necessariamente fazer e para o gestor conseguir planejar, alocar ou substituir o trabalhador conforme as demandas de cada função.

Além disso, é interessante explicar a estrutura organizacional e o organograma da empresa, pois essa explicação dá noção da comunicação entre áreas e a disposição de áreas e gerências.

Checklist de atividades

O checklist é um documento mais prático e visual, em que todas as responsabilidades dos cargos são destrinchadas e organizadas por ordem de prioridade de execução e periodicidade, com um espaço ao final de cada atividade para ser marcado ao finalizar a atividade. Também pode conter observações sobre cada processo, contribuindo para a gestão do conhecimento dentro das áreas.

Depois de escolher qual é a melhor opção para a sua empresa, basta colocá-la em prática e começar a notar as diversas vantagens e benefícios que surgirão!

RESULTADOS

Após a implementação da estruturação das rotinas espera-se:

  1. aumento no controle de execução das atividades, já que os gerentes conseguirão cobrar as responsabilidades de cada funcionário de forma mais efetiva;

  2. gestão do conhecimento, pois as informações fundamentais de cada cargo estarão registradas;

  3. aumento de produtividade, pois rotinas bem estruturadas diminuem seu tempo de execução, aumentando a eficiência operacional;

  4. redução da ociosidade, pois evitam-se desculpas do tipo “isso não é minha responsabilidade” ou “eu não sabia que deveria fazer isso”;

  5. eliminação do desvio de função, já que cada funcionário terá mais claro quais são as suas funções;

  6. facilidade de inserção de funcionários recém contratados, já que as rotinas do seu cargo estarão documentadas;

  7. formalização das responsabilidades, facilitando o acesso à informação.

CONCLUSÃO

A análise dos aspectos mencionados anteriormente demonstra a importância de se ter rotinas bem definidas, estruturadas e implementadas na sua empresa, pois trarão diversos benefícios como o aumento do controle de execução das atividades, o aumento de produtividade, a redução de ociosidade, e maior eficiência.

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