Por que você deveria fazer um raio X da sua empresa agora

Por que você deveria fazer um raio X da sua empresa agora

Existem dois motivos principais para você ir ao médico realizar uma consulta: ou surgiu alguma enfermidade latente que você precisa resolver com certa urgência ou você quer conferir o andamento dos seus exames, enxergar com precisão técnica se sua rotina, o que você consome ou deixa de consumir está te gerando resultados positivos.

A mesma coisa acontece na sua empresa. A partir do momento em que você sente a estagnação, ou pior, a queda dos seus resultados, é crucial descobrir a raiz desses problemas para resolvê-los o quanto antes ou até mesmo evitar que eles sejam mais graves com uma análise geral do desempenho da empresa.

Uma coisa é certa: uma empresa desorganizada internamente pode até atingir resultados expressivos, mas em algum momento a gestão de tudo isso se torna insustentável e o rendimento da empresa cairá.

É importantíssimo investir tempo e recursos na identificação dessas necessidades e desafios da empresa. Esse texto tem como objetivo te mostrar como o estudo de diagnóstico é benéfico para evitar prejuízos futuros e não cair no famoso “barato que sai caro”.

Para iniciar o estudo, é importante separar as áreas da empresa para que cada uma delas seja trabalhada separadamente. Com certeza haverão pontos em comum entre as áreas, mas essa divisão possibilita um foco aprofundado que cada uma delas. Vale lembrar que estamos buscando a causa raiz dos problemas ou pontos de melhoria. Perguntas como: “Por que?”, “De que maneira?”, “Onde?”, “Quando?”, “Quanto?” são nossas aliadas neste momento e devem ser feitas aos responsáveis pelo setor analisado. A partir dessas informações será possível quantificar os resultados e indicadores da empresa.

Na maioria das organizações, a divisão de áreas pode ser feita da seguinte maneira:

– Pessoas: Dentro da área de pessoas buscamos entender como é feito o recrutamento e a retenção de funcionários. Além disso, analisa-se como é feito o desenvolvimento dos recursos mais essenciais de qualquer negócio: as pessoas que nos cercam. Algumas perguntas podem auxiliar nesse processo de identificação:

  • “A empresa contrata funcionários alinhados com a sua cultura?”

  • “Como são feitas as avaliações de desempenho dos funcionários?”

  • “Como é feita a comunicação interna dentro da empresa?”

  • “Existem políticas estruturadas de reconhecimento e incentivo aos funcionários?”

  • “Os funcionários estão motivados?”

– Estratégia: Para uma estratégia eficiente, é necessário que haja uma análise do ambiente interno e externo da organização. A partir desse estudo, avaliamos se a empresa define com clareza suas diretrizes e seu planejamento. Além disso, um diagnóstico avalia se existe uma elaboração de planos de ação para traçar caminhos rumo ao atingimento dos objetivos na organização.

Podemos citar os seguintes questionamentos a serem feitos para avaliar a estratégia:

  • “A empresa possui metas de curto, médio e longo prazo?”

  • “Os indicadores de resultado estão trazendo informações relevantes e são coletados da maneira correta?”

  • “A empresa busca a renovação das suas diretrizes e possui uma cultura de inovação?”

  • “A organização conhece seus concorrentes e substitutos?”

– Financeiro: Nesse âmbito, a preocupação é em relação ao planejamento financeiro da empresa, o controle financeiro e a análise dos indicadores financeiros. Como exemplo:

  • “A empresa realiza a gestão do seu fluxo de caixa?”

  • “Existe uma distinção clara entre os recursos da empresa e do proprietário?”

  • “A empresa possui controle sobre seu capital de giro e fundos de reserva?”

  • “É possível detalhar com precisão todas as entradas e saídas do negócio?”

  • “A operação é rentável? Traz lucros?”

  • “Dados sobre ticket médio, payback, breakeven, existem e são claros na cabeça dos sócios?”

– Operações: Nesse momento, o foco da análise está na maneira como os procedimentos e rotinas acontecem. Compreender o funcionamento operacional da empresa é essencial para entender se existem gargalos, desperdícios e atrasos. Algumas perguntas que ajudam a explorar esses pontos são:

  • “A empresa compreende seus processos de negócio e os registra?”

  • “Os processos de negócio são executado com um padrão bem definido?”

  • “São levantados os indicadores desses processos?”

  • “O controle de qualidade é rígido?”

  • “A empresa segue regras ou recomendações de órgãos especializados?”

  • “É medido o desperdício de recursos ou tempo nos processos da empresa?”

-Marketing: Nesse aspecto busca-se entender a maneira como é feito o relacionamento com o cliente, desde comunicações em mídias sociais até mesmo o atendimento e processo de pós venda. Muitas vezes é necessário realizar um planejamento ou investimento em marketing para fomentar esse relacionamento, será que a sua empresa está fazendo isso da melhor maneira possível? A seguir temos algumas outras perguntas que te ajudarão a fazer um diagnóstico do seu marketing:

  • “Como é feita a comunicação da marca?”

  • “A empresa monitora a satisfação dos seus clientes? Como?”

  • “A empresa possui indicadores para as campanhas realizadas online?”

  • “As parcerias da organização estão gerando resultados positivos?”

  • “Os investimentos feitos trazem o retorno esperado?”

Agora que você se fez todos esses questionamentos,

Como identificar os problemas  da sua empresa?

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito é uma das ferramentas mais utilizadas na busca de causas para problemas empresariais, analisando todos os fatores que envolvem a execução de um processo.

Criado na década de 60 por Kaoru Ishikawa, a ferramenta indica que todo problema tem causas específicas que devem ser analisadas e testadas, uma a uma, a fim de comprovar qual delas está realmente causando o efeito (problema). A partir do diagrama, é possível identificar a causa raiz, e assim, tratá-la de maneira mais efetiva. Eliminado as causas, elimina-se o problema.

O Ishikawa apresenta a relação existente entre o resultado de um efeito e os seus diversos fatores (causas) que podem contribuir para que esse resultado tenha ocorrido. Sua relação com a imagem de uma espinha de peixe se dá devido ao fato que podemos considerar suas espinhas as causas dos problemas levantados, que contribuirão para a descoberta de seu efeito, além do formato gráfico que muito se assemelha ao desenho de um esqueleto de peixe.

A ferramenta deve ser usada de acordo com as principais categorias que explicam um certo problema da empresa. Assim, existem variações de acordo com o tipo de produto ou serviço oferecido pela organização. Encontra-se na literatura uma divisão feita com base nos 6M’s: Máquina, Mão de Obra, Matéria Prima (ou materiais), Método, Medição e Meio Ambiente. Ou no caso de empresas que oferecem serviços: Equipamentos, Procedimentos, Políticas, Pessoas e Meio Ambiente.

Para usar o Diagrama de Espinha de Peixe é simples! Utilize as perguntas acima para destrinchar cada uma das categorias estabelecidas até que não existam mais respostas possíveis. Quando essa explicação é atingida temos a certeza que as causas raízes foram descobertas. A partir daí é só priorizar aquela causa-raiz que tem o maior impacto na empresa e tratá-la

 

Conclusão

Atuar em pontos críticos levantados por um diagnóstico bem elaborado traz uma segurança e efetividade muito maior à empresa. Vale lembrar que assim como acontece na medicina, remédios receitados para combater os sintomas de uma enfermidade não eliminarão as raízes do problema. O problema é de fato resolvido a partir de ações preventivas pensadas junto com uma equipe de especialistas com o foco em resultados. Da mesma maneira, medicações administradas em quantidades e horários fora dos estipulados, geram resultados muitas vezes, não desejados. Assim, após um diagnóstico bem feito, é possível estabelecer todas as decisões que direcionarão seu negócio para a prosperidade e garantir sua saúde e bem estar.

Artigos complementares:

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